Wenn Reklamationen bei einem Handelsbetrieb anfallen, dann sind diese oft den Lieferanten zuzurechnen, insbesondere bei technischen Fehlern. Die Handelsfirma führt in der Regel nur eine identmäßige Überprüfung durch. Die bereits vorhandenen Fehler werden daher erst beim Kunden entdeckt. Die daraus entstehenden Kosten werden im Normalfall von den Lieferanten getragen.
Manchmal werden diese externen Kosten in der Reklamationsdatei der Handelsfirma nicht extra ausgewiesen, sondern ausschließlich die in der Organisation angefallenen Kosten.
Für eine aussagekräftige Darstellung der Reklamationskosten der Handelsfirma sollte überlegt werden, ob die gesamten Kosten dargestellt werden könnten. In einer Erläuterung sollten dann die weiterverrechneten Kosten an die Lieferanten angeführt werden. Somit können die wirklichen Kosten für fehlerhafte Waren ermittelt und über die Jahre verglichen werden.